一、档案查阅利用范围分为开放档案和未开放档案两部分。
二、利用开放范围的档案，凡学校教职工凭本人合法证件（身份证、工作证等）或单位介绍信，即可查阅。
三、利用未开放范围的档案，规定如下：
1.凡向档案室移交档案的单位因工作需要可查阅本部门形成的档案；若查阅其他部门归档的档案，需经归档部门和负责人审批，档案室负责人同意后方可办理。
2.查借阅校文书、人事、基建等方面重要档案材料如会议记录、党员材料、专案材料等，须办理档案查借阅手续（见相关下载），经相关职能部门负责人审核同意，并经档案室负责人批准后方可办理。
3.查借阅涉密档案或内部档案材料，须填写档案利用审批表（见相关下载），经档案材料形成部门同意，学校保密委员会批准，必要时报请有关校级领导审批方可办理。查阅后要严格履行登记手续，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间及查阅人。
4.已归档的公章原则上不再启用，如确实因工作需要启用，则须填写《公章档案利用审批表》（见相关下载），办理相关审批手续方可利用。